Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘betrokkene’/‘u’); een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online-identificator, of aan de hand van een of meer factoren die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Wat zijn „bijzondere categorieën persoonsgegevens“?

Deze term verwijst naar gegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en naar de verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijke persoon, gegevens betreffende de gezondheid of gegevens betreffende het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.

Wat wordt verstaan onder ‘verwerking’?

Verwerking betekent elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde middelen, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadpleging, gebruik, openbaarmaking door verzending, verspreiding of op andere wijze beschikbaarstelling, afstemming of combinatie, beperking, verwijdering of vernietiging.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens bij DEUTZ is de onderneming van de DEUTZ-groep waar uw gegevens voor het eerst zijn verzameld. In de regel is dit de onderneming waarmee u contact hebt of een zakelijke relatie onderhoudt. U vindt de contactgegevens in het colofon van de betreffende bedrijfswebsite. Voor zover uw persoonsgegevens binnen de DEUTZ-groep zijn doorgegeven, zijn deze bedrijven gezamenlijk verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.

Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen heb over gegevensbescherming?

Als onderdeel van de organisatie voor gegevensbescherming hebben de verantwoordelijken contactpersonen aangewezen voor onderwerpen op het gebied van gegevensbescherming of, indien er een wettelijke verplichting daartoe bestaat, functionarissen voor gegevensbescherming.
Als u vragen of suggesties heeft met betrekking tot gegevensbescherming bij DEUTZ, kunt u uiteraard rechtstreeks contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke, de organisatie voor gegevensbescherming of de functionarissen voor gegevensbescherming. U kunt hen bereiken via het adres van de verantwoordelijke met de toevoeging (GEGEVENSBESCHERMING) of via ons contactformulier voor gegevensbescherming.

Welke categorieën persoonsgegevens worden verwerkt en hoe worden deze verkregen?

Categorieën persoonsgegevens die door ons worden verwerkt, omvatten basisgegevens met betrekking tot uw persoon (bijv. aanspreekvorm, voornaam, achternaam, titels/toevoegingen, nationaliteit; afdeling en functie binnen het bedrijf), contactgegevens (bijv. adres, (mobiel) telefoonnummer en faxnummer, e-mailadres), bankgegevens en informatie over kredietwaardigheid, evenals contract-, facturerings- en betalingsgegevens. Wij verwerken ook persoonsgegevens die zijn verkregen uit de klant- en leveranciersgeschiedenis.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken die betrekking hebben op de bovengenoemde bijzondere categorieën (artikel 9 AVG), evenals beeldmateriaal, voor zover dit wettelijk vereist is. Wanneer een dergelijke verwerking niet wettelijk vereist is, zullen wij u hierover doorgaans afzonderlijk informeren.
Over het algemeen verwerken wij alleen de persoonsgegevens die u aan ons ter beschikking hebt gesteld. De betreffende persoonsgegevens worden dus rechtstreeks bij u verzameld.
Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij gegevens over uw persoon ontvangen uit andere bronnen, bijvoorbeeld van uw werkgever of een van onze zakenpartners. Wij kunnen ook gegevens ontvangen van derden (bijvoorbeeld tussenpersonen).
Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens die wij op rechtmatige wijze uit openbare bronnen (bijvoorbeeld professionele netwerken) verkrijgen.

Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

DEUTZ verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en altijd op een legitieme rechtsgrondslag. De verwerking voldoet derhalve aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU en de Duitse wet op de gegevensbescherming (BDSG).

Als u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens door DEUTZ, vormt deze toestemming de rechtsgrondslag voor de verwerking.

U kunt bijvoorbeeld toestemming geven voor het ontvangen van een nieuwsbrief of voor het gebruik van foto’s waarop alleen u te zien bent.

In dit verband hechten wij bijzonder veel belang aan de toestemming van kinderen en jongeren jonger dan 16 jaar. Hun toestemming is alleen geldig als hun ouder(s) of wettelijke voogd(en) ook instemmen met de verwerking.

Gevallen waarin de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst.

Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor als wij een aanvraag van u ontvangen, of als uw werkgever u aan ons doorverwijst als contactpersoon, of als u om een andere reden contact met ons opneemt, bijvoorbeeld om een offerte, antwoord of follow-up te verkrijgen, of om de verzending van materialen of goederen te regelen.

Andere gebruiksdoeleinden kunnen zijn:

• Het afhandelen van transacties zoals betalingen, facturering en contractbeheer
• Administratieve communicatie, bijvoorbeeld met het oog op het bevorderen van de verkoop van door u aangeschafte producten of diensten of nieuwe productontwikkelingen, of met het oog op het verduidelijken van vragen of afspraken of het uitwisselen van informatie
• Het documenteren van activiteiten, zoals vergaderingen, seminars, trainingen, evenementen en overeenkomsten
• Het beantwoorden van vragen en het verlenen van hulp in het kader van de afhandeling van garantieaangelegenheden of het gebruik van de DEUTZ-klantenservice.

Gevallen waarin de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor beslissingen over aanwerving of voor het uitvoeren of beëindigen van een arbeidsovereenkomst met DEUTZ.

De verwerking van uw persoonsgegevens is ook toegestaan als u hebt gesolliciteerd naar een functie bij DEUTZ of als u in dienst bent of bent geweest bij DEUTZ.

Gevallen waarin de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om uw vitale belangen of die van andere natuurlijke personen te beschermen.

Bijvoorbeeld in een situatie waarin eerste hulp wordt verleend door hulpverleners of medische diensten.

Gevallen waarin de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om een taak uit te voeren die in het algemeen belang wordt uitgevoerd of in het kader van de uitoefening van het aan DEUTZ toevertrouwde openbaar gezag.

DEUTZ is onderworpen aan een breed scala aan wettelijke verplichtingen, d.w.z. wettelijke vereisten (zoals belastingwetgeving). Naleving van belastinggerelateerde controle- en rapportageverplichtingen en andere, soortgelijke verplichtingen behoren tot de doeleinden waarvoor DEUTZ persoonsgegevens verwerkt.

Gevallen waarin de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van DEUTZ of een derde partij, mits er een zorgvuldige belangenafweging plaatsvindt. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt indien deze gerechtvaardigde belangen niet worden overschaduwd door de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die bescherming van persoonsgegevens vereisen.

Dit stelt DEUTZ in staat om het beheer van de persoonsgegevens van klanten en medewerkers binnen de Groep te centraliseren, wat voordelen oplevert zoals de mogelijkheid om uw verzoeken sneller en gerichter te verwerken.
Om redenen van efficiëntie, voor documentatie- en opleidingsdoeleinden en om de deelname van personen met een handicap mogelijk te maken, heeft DEUTZ ook een gerechtvaardigd belang bij het opnemen en transcriberen van digitale vergaderingen. Hiertoe kunnen geautomatiseerde transcripties worden gemaakt met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) en/of kan het gesproken woord worden weergegeven als live ondertiteling. Er vindt geen identificatie van sprekers plaats en er worden geen gegevens gebruikt voor AI-training. Als deelnemer hebt u de mogelijkheid om te allen tijde bezwaar te maken tegen de opname en transcriptie door de MUTE-functie te activeren of de organisator te vragen de opname te stoppen voordat u het woord neemt. De verzamelde gegevens worden 30 dagen bewaard en vervolgens verwijderd. De gegevens worden niet extern gedeeld.
Het behoort tevens tot de gerechtvaardigde belangen van DEUTZ om persoonsgegevens aan externe auditors bekend te maken, voor zover dit in het kader van het auditproces vereist is om de noodzakelijke certificering te verkrijgen of te verlenen. In dit verband zal DEUTZ er altijd op toezien dat de belangen en de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen worden beschermd.
Bovendien zijn wij op grond van de Verordeningen (EG) nr. 2580/2001 en nr. 881/2002 van de Europese Raad verplicht om uw gegevens te toetsen aan de EU-lijst van terroristische organisaties, om ervoor te zorgen dat er geen geldmiddelen of andere economische middelen beschikbaar worden gesteld voor terroristische doeleinden.
Om naleving van leverings- en betalingsbeperkingen te waarborgen – bijvoorbeeld met betrekking tot bedrijven en personen die op de diverse lijsten van afzonderlijke landen staan – kunnen bestaande zakelijke contactgegevens aan dergelijke lijsten worden getoetst.
Ter bescherming van eigendommen en ter voorkoming en opheldering van misdrijven (bijvoorbeeld diefstal, vandalisme of vernieling) maakt DEUTZ op grote delen van zijn terrein gebruik van optische systemen (video-opnames).
De toegang tot en de verspreiding van deze gegevens zijn onderworpen aan strikte regels en beperkt tot wat in het individuele geval noodzakelijk is, op basis van het betreffende doel. Meer details zijn te vinden in een afzonderlijk document met ‘informatie over videobewaking’.
Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt om het onderzoek naar misdrijven mogelijk te maken of ten behoeve van bedrijfsbeheer, interne communicatie of andere interne administratieve processen, bijvoorbeeld:

• algemene interne administratieve doeleinden, zoals het centrale register van telefoon- en contactgegevens of gecentraliseerd personeelsbeheer; het evalueren en optimaliseren van behoefteanalyses met het oog op direct klantcontact, bedrijfsmanagementmaatregelen en maatregelen voor de verdere ontwikkeling van diensten en producten; reclame en markt- en opinieonderzoek met betrekking tot door u aangeschafte producten en diensten van DEUTZ, tenzij u bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van uw gegevens voor dergelijke doeleinden; beveiligingsmaatregelen voor gebouwen en installaties (bijv. toegangscontroles);
• maatregelen ter waarborging van het recht van de eigenaar om te beslissen wie toegang tot zijn terrein krijgt of wordt geweigerd;
• het waarborgen van de veiligheid en werking van IT-systemen; het voorkomen en oplossen van misdrijven;
• het doen gelden van rechtsvorderingen en het voeren van verweer in juridische geschillen;
• het bevorderen van motivatie en een goede gezondheid onder het personeel

Externe integratie van video’s

DEUTZ kan voor diverse evenementen (zoals bedrijfsbijeenkomsten, jubileumvieringen, enz.) gebruikmaken van externe dienstverleners die video’s maken en ervoor zorgen dat het evenement in realtime kan worden uitgezonden (livestream). Om deze video’s online te kunnen openen of bekijken, worden persoonsgegevens (zoals het IP-adres) doorgegeven (rechtsgrondslag hiervoor is art. 6, lid 1, onder f AVG (gerechtvaardigd belang)). Video’s kunnen ook worden opgenomen, maar dit gebeurt uitsluitend met toestemming van de medewerkers (rechtsgrondslag hiervoor is art. 6, lid 1, onder a AVG (toestemming)).

Talentmanagement

U hebt de mogelijkheid om in het kader van uw dienstverband deel te nemen aan het TALENTS@DEUTZ-programma. Het doel van het programma is om medewerkers te ontwikkelen en individuele loopbaanontwikkeling te bevorderen. Om deel te nemen aan TALENTS@DEUTZ worden persoonsgegevens verwerkt, zoals uw basisgegevens of persoonlijke informatie, details over uw functie, gegevens uit uw sollicitatieprocedure en gegevens uit uw functioneringsgesprekken. Deelname aan TALENTS@DEUTZ is onderverdeeld in verschillende stappen, te beginnen met de nominatie. Als onderdeel van het nominatieproces kun je door je leidinggevende worden voorgedragen voor het programma of jezelf kandidaat stellen. De verwerking van de gegevens die nodig zijn voor de nominatie is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang overeenkomstig art. 6, lid 1, onder f, AVG. In het verdere verloop van het TALENTS@DEUTZ-programma verzamelen wij aanvullende persoonsgegevens van u om een definitief besluit te kunnen nemen over uw deelname aan het programma. Wij verwerken de na de nominatie verzamelde gegevens op basis van uw uitdrukkelijke toestemming overeenkomstig art. 6, lid 1, onder a, AVG. U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang of om uw toestemming met werking voor de toekomst in te trekken. Dit leidt niet tot nadelen voor u, maar deelname aan het TALENTS@DEUTZ-programma is dan niet meer mogelijk. De gegevens worden in de regel gewist wanneer ze niet langer nodig zijn voor het talentmanagementprogramma. Een uitzondering hierop is wanneer u uitdrukkelijk instemt met een langere bewaartermijn. Ook in dit geval kunt u uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan ITB Consulting GmbH, via welke wij de IONA-software verkrijgen en hosten als onderdeel van ons talentmanagementprogramma. De hostinglocatie van de verwerkte gegevens is Frankrijk. ITB Consulting GmbH treedt op als verwerker voor DEUTZ; er is een overeenkomstige gegevensverwerkingsovereenkomst gesloten.

Enquêtes

We voeren ook van tijd tot tijd diverse enquêtes uit. Sommige enquêtes zijn anoniem, terwijl bij andere enquêtes persoonsgegevens zoals uw voornaam, achternaam en e-mailadres worden verwerkt. Indien persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend op basis van uw toestemming overeenkomstig art. 6, lid 1, onder a) van de AVG. De gegeven toestemming kan te allen tijde met werking voor de toekomst worden ingetrokken. Om uw toestemming in te trekken, kunt u contact opnemen met de afdeling die de betreffende enquête heeft uitgevoerd. Als u geen toestemming geeft, ondervindt u hier geen nadelen van. Het is dan echter mogelijk dat u niet kunt deelnemen aan de betreffende enquête. Voor het uitvoeren van de enquêtes maken wij gebruik van de applicaties Microsoft Forms en Google Forms. Meer informatie over de verwerking van gegevens in deze applicaties vindt u hier:

1. Microsoft Forms: https://support.microsoft.com/de-de/office/sicherheit-und-datenschutz-in-microsoft-forms-7e57f9ba-4aeb-4b1b-9e21-b75318532cd9
2. Google Forms: https://policies.google.com/privacy?hl=de

Greenfield Award

DEUTZ organiseert een Greenfield Award. Enerzijds beloont deze prijs bijzondere scripties van studenten en anderzijds is er een ontwerpopdracht waarbij onze oude groene tractor naar de moderne wereld moet worden gebracht. Alle gegevens die via het onlineformulier worden ingediend, worden door ons verzameld en beoordeeld. Geschikte inzendingen worden vervolgens doorgestuurd naar onze jury van drie leden, die deze zal beoordelen. Daarna nemen we per e-mail contact op met de vier winnaars en brengen we hen op de hoogte van hun prijs. Vervolgens nodigen wij de vier winnaars uit voor het Neuland-congres en reiken wij hun prijzen ter plaatse uit. Alle gegevens worden na de prijsuitreiking gewist. De prijsuitreiking vindt jaarlijks plaats. De rechtsgrondslag hiervoor is art. 6, lid 1, onder a) van de AVG.

Met wie deelt DEUTZ mijn persoonsgegevens?

Op verzoek via het contactformulier kunnen de belangrijkste bepalingen van deze overeenkomst aan de betrokkene ter beschikking worden gesteld.

Geeft DEUTZ mijn persoonsgegevens door aan internationale organisaties en hoe worden in dat geval de relevante gegevensbeschermingsnormen gewaarborgd?

DEUTZ geeft persoonsgegevens in het algemeen alleen door aan derde landen of ontvangers in een derde land als er voldoende garanties zijn dat de ontvanger een passend niveau van gegevensbescherming biedt (artikel 44 e.v. AVG).
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers in derde landen als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u. Drop-shipping is een voorbeeld waarbij dit het geval zou kunnen zijn.

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Wanneer en op basis van welke criteria worden mijn gegevens gewist?

Wat zijn mijn rechten als betrokkene?

U hebt het recht om van DEUTZ informatie te verkrijgen over de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en u hebt het recht om te eisen dat deze gegevens worden gecorrigeerd of gewist of dat de verwerking ervan wordt beperkt. U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Daarnaast hebt u het recht om alle persoonsgegevens die u aan DEUTZ hebt verstrekt, in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat te ontvangen en deze gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te verzenden.

Heb ik het recht om bezwaar te maken?

Aan wie kan ik mijn bezwaar richten?

Het bezwaar kan informeel worden ingediend met als onderwerp „BEZWAAR”, onder vermelding van uw naam, adres en geboortedatum, en kan rechtstreeks worden gericht aan de verwerkingsverantwoordelijke of diens organisatie voor gegevensbescherming

Kan ik mijn toestemming intrekken?

Indien DEUTZ uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst in te trekken. Uw gegevens worden dan niet langer verwerkt.
Indien u uw recht op intrekking van uw toestemming wenst uit te oefenen, verzoeken wij u contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of diens organisatie voor gegevensbescherming.

Met wie kan ik contact opnemen voor opmerkingen, klachten of vragen over gegevensbescherming bij DEUTZ?

Als u uw recht op het indienen van een klacht wilt uitoefenen, neem dan rechtstreeks contact op met de gegevensbeschermingsorganisatie via het contactformulier.

U hebt ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Een lijst met toezichthoudende autoriteiten voor gegevensbescherming vindt u hier: BfDI - Homepage (bund.de).

Welke maatregelen zijn er getroffen om de veiligheid van de verwerking te waarborgen?

DEUTZ heeft interne beleidsregels opgesteld om ervoor te zorgen dat passende technische en organisatorische maatregelen voor gegevensbeveiliging worden toegepast – wanneer gegevens door een externe dienstverlener worden verwerkt, worden overeenkomstige contractuele bepalingen gehanteerd, bijvoorbeeld de standaardcontractbepalingen van de EU voor verwerking buiten de Europese Unie.

Ben ik verplicht mijn persoonsgegevens te verstrekken?

In bepaalde gevallen (met name zoals bepaald in artikel 6, lid 1, onder c) en artikel 6, lid 1, onder e) van de AVG) kan DEUTZ wettelijk verplicht zijn, of in het kader van de uitoefening van het aan haar toevertrouwde openbaar gezag, om uw gegevens te verwerken. In deze gevallen bent u verplicht de benodigde informatie te verstrekken of aan te tonen dat de ontvanger (de overheidsinstantie/openbare autoriteit) reeds over de betreffende informatie beschikt. Indien u deze verplichting niet nakomt, kan DEUTZ mogelijk niet op uw aanvraag reageren en/of uw bestelling verwerken.

Maakt DEUTZ gebruik van scorings- of profileringsmethoden?

DEUTZ maakt normaal gesproken geen gebruik van methoden die uitsluitend op geautomatiseerde besluitvorming zijn gebaseerd. U wordt afzonderlijk op de hoogte gesteld indien dergelijke profilering- of scoringsmethoden worden gebruikt en ontvangt informatie over de onderliggende logica, de reikwijdte en de beoogde resultaten van deze verwerkingsactiviteiten

Kunnen deze veelgestelde vragen worden gewijzigd?

Wij passen deze veelgestelde vragen over gegevensbescherming voortdurend aan en verbeteren ze. De meest recente versie vindt u op onze website in de rubriek 'Gegevensbescherming'. Wij raden u aan deze pagina af en toe opnieuw te bezoeken om op de hoogte te blijven van de laatste updates.

Waarom worden mijn gegevens opgeslagen wanneer ik een whitepaper download?

Wanneer u een whitepaper van onze website downloadt, vragen wij u om bepaalde contactgegevens op te geven, zoals uw voornaam, achternaam, e-mailadres en, optioneel, de naam van uw bedrijf. Deze gegevens worden gebruikt om u gerichte informatie over onze producten en diensten te sturen. Ook kunnen wij hierdoor telefonisch contact met u opnemen als u hierin geïnteresseerd bent. Uw gegevens worden uitsluitend voor dit doel gebruikt en worden verwerkt in overeenstemming met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming. U hebt het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens of uw toestemming in te trekken.