Fragen und Antworten zum Datenschutz bei DEUTZ

Die in der DEUTZ Gruppe verbundenen Unternehmen (nachfolgend „DEUTZ“ oder „wir“ bezeichnet), nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und halten uns strikt an die Regeln der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben. Im Folgenden geben wir Ihnen Antworten auf wesentliche Fragen zur Verarbeitung und zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei DEUTZ. Ferner möchten wir Sie über die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (nachfolgend die „betroffene Person“ oder „Sie“ genannt) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Was sind „besondere Kategorien“ personenbezogener Daten?

Dabei handelt es sich um Angaben aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen oder biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.

Wann ist von Verarbeitung zu sprechen?

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei DEUTZ ist das Unternehmen der DEUTZ-Gruppe, bei dem Ihre Daten erstmals erhoben wurden. Regelmäßig wird es sich dabei um das Unternehmen handeln, mit dem Sie in Kontakt oder einer Geschäftsbeziehung stehen. Die Kontaktdaten können Sie im Impressum der jeweiligen Unternehmenswebsite einsehen. Insoweit Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der DEUTZ-Gruppe weitergegeben wurden, sind diese gemeinsam, für die Datenverarbeitung verantwortlich.

An wen kann ich mich bei Fragen zum Datenschutz wenden?

Im Rahmen der Datenschutzorganisation haben die Verantwortlichen, Ansprechpartner für Datenschutzthemen oder soweit eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht, Datenschutzbeauftragte benannt. Bei Fragen oder Anregungen zum Datenschutz bei DEUTZ dürfen Sie sich selbstverständlich direkt an den Verantwortlichen, die Datenschutzorganisation oder Datenschutzbeauftragten wenden. Diese erreichen Sie unter der Anschrift des Verantwortlichen mit dem Zusatz (D A T E N S C H U T Z) oder per E-Mail unter privacy-team@deutz.com.

Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet und
woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (z. B. Titel, Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit; Abteilung und Funktion im Unternehmen), Kontaktdaten (z. B. Anschrift, (Mobil-)Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse), Bank- und Bonitätsdaten sowie Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten aus der Kunden- und Lieferantenhistorie. Es kann auch vorkommen, dass wir personenbezogene Daten der „besonderen Kategorien“ (Artikel 9 DSGVO) oder Bildmaterial verarbeiten, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Besteht keine gesetzliche Verpflichtung, so werden Sie in der Regel gesondert über die Verarbeitung informiert. Wir verarbeiten grundsätzlich nur solche personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben. Sie betreffende personenbezogenen Daten werden folglich direkt bei Ihnen erhoben. In bestimmten Konstellationen können wir Ihre personenbezogenen Daten auch von anderen Stellen bekommen; bspw. durch Ihren Arbeitgeber oder einen unserer Geschäftspartner. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Vermittlern) erhalten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine personenbezogenen Daten bei DEUTZ Verarbeitet?

DEUTZ verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur zu definierten Zwecken und auf Basis einer legitimierenden Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung erfolgt so im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen; insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Wenn Sie gegenüber DEUTZ eine Einwilligung zu der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

Sie können bspw. Ihre Einwilligung für die Zusendung von Newsletter oder die Verwendung von Fotoaufnahmen, auf denen nur Sie zu sehen sind erteilen. Besonderes Augenmerk legen wir dabei auf die Einwilligung von Kindern und Jugendlichen unter 16 Jahren. Diese sind nur dann gültig, wenn sich auch die Erziehungsberechtigten mit der Verarbeitung einverstanden erklären.

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrags, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Das ist z. B. der Fall, wenn wir eine Anfrage von Ihnen erhalten oder Sie uns von Ihrem Arbeitgeber als Ansprechpartner oder Kontaktperson benannt wurden oder die Kontaktaufnahmen aus einem anderen von Ihnen initiierten Grund erfolgt, bspw. Bitte um Angebot, Antwort oder Rücksprache sowie Versendung von Material und Waren.

Weitere Nutzungszwecke können sein:

Abwicklung von Transaktionen; bspw. Zahlungen, Rechnungsstellung und Vertragsmanagement
Administrative Kommunikation, bspw. zur Verkaufsförderung im Zusammenhang mit bezogenen Produkten oder Dienstleistungen sowie Produktentwicklung, zur Klärung von Fragen oder Terminen und zum Austausch von Informationen
Dokumentation von Aktivitäten, z. B. Meetings, Seminare, Schulungsveranstaltungen, Events und Vereinbarungen
Beantwortung von Fragen und Unterstützungsleistungen im Rahmen der Garantieabwicklung oder der Nutzung des DEUTZ Kundenservice.

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses bei DEUTZ erforderlich ist.

Die Verarbeitung darf auch dann erfolgen, wenn Sie sich bei DEUTZ beworben haben, dort beschäftigt sind oder waren.

Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen von Ihnen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.

Beispielsweise im Falle der Erstversorgung durch Ersthelfer oder den medizinischen Dienst.

Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, oder der Wahrnehmung einer Aufgabe dient, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die DEUTZ übertragen wurde.

DEUTZ unterliegt diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und vieles mehr.

Wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der DEUTZ oder eines Dritten erforderlich ist, jedoch nur nach einer sorgfältigen Interessenabwägung. D.h. die Verarbeitung erfolgt nur sofern Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.

Dies ermöglicht unter anderem die zentrale Verwaltung personenbezogener Daten von Kunden und Beschäftigten innerhalb des DEUTZ Konzerns, um bspw. eine gezielte und schnelle Bearbeitung Ihrer Anliegen zu ermöglichen. DEUTZ hat zudem ein berechtigtes Interesse, personenbezogener Daten gegenüber externen Prüfern offenzulegen, wenn dies im Rahmen einer Auditierung zum Erhalt oder zur Erteilung einer erforderlichen Zertifizierung notwendig ist. Dabei achtet DEUTZ stets darauf, die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen zu wahren. Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Ihre Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden. Zur Einhaltung bestehender Liefer- und Zahlungsrestriktionen – etwa in verschiedenen staatlichen Listen aufgeführte Unternehmen und Personen – kann ein Abgleich der vorhandenen Geschäftskontakte gegen diese Listen erfolgen. Zum Schutz des Eigentums und zur Verhinderung sowie zur Aufklärung von Straftaten (z. B. Diebstahl und Vandalismus oder Zerstörung) überwacht die DEUTZ weite Teile des Werksgeländes mit optischen Systemen (Video). Zugriff und Weitergabe der Daten sind streng geregelt und entsprechend dem jeweiligen Zweck auf die einzelnen Bedarfsfälle beschränkt. Weitere Informationen sind der gesonderten „Information zur Videoüberwachung“ zu entnehmen. Ferner kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Aufklärung von Straftaten oder zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation sowie sonstiger interner Verwaltungszwecke erfolgen; bspw.:

allgemeine interne Verwaltungszwecke, wie bspw. zentrales Telefon- und Kontaktverzeichnis oder die zentrale Personalverwaltung und -Steuerung
Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache,
Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
Werbung oder Markt- und Meinungsforschung in Zusammenhang mit bezogenen Produkten oder Dienstleistungen der DEUTZ, natürlich nur soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten zu diesem Zweck nicht widersprochen haben,
Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen);
Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts;
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs;
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
Mitarbeitermotivation und Gesundheitsförderung

An wen gibt DEUTZ meine personenbezogenen Daten weiter?

Unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen und der bestehenden internen Regelungen können in folgenden Fällen, die für den jeweiligen Zweck benötigten Daten an andere interne und externe Stellen weitergegeben werden. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Abteilungen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer betrieblichen Aufgabe sowie unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen. Ihre Daten werden Innerhalb unserer Unternehmensgruppe an bestimmte Unternehmen oder Fachbereiche übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen oder dies zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Daneben bedienen wir uns im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke mitunter verschiedener Dienstleister / Auftragsverarbeiter. Soweit dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist, können Ihre personenbezogenen Daten auch an weitere Empfänger außerhalb von DEUTZ übermittelt werden.

Übermittelt DEUTZ meine personenbezogenen Daten an eine internationale Organisation und wie ist das Datenschutzniveau sichergestellt?

DEUTZ übermittelt grundsätzlich nur dann personenbezogener Daten in ein Drittland oder an Empfänger in einem Drittland, wenn hinreichende Garantien ein adäquates Datenschutzniveau seitens des Empfängers bestätigen (Artikel 44 ff. DSGVO). Es kann auch vorkommen, dass Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger in Drittländern übermittelt werden, wenn dies zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist. Das ist bspw. bei einem sogenannten Streckengeschäft der Fall.

Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?
Wann und nach welchen Kriterien werden meine Daten gelöscht?

DEUTZ speichert personenbezogene Daten so lange, wie es zur Erfüllung der o.g. Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. In der Regel für die Dauer der Geschäftsbeziehung oder des jeweiligen Vertragsverhältnisses. Dies ergibt sich regelmäßig sowohl durch die Erforderlichkeit für die Geschäftsbeziehung sowie deren Anbahnung als auch durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme. Bei anderen Personen z.B. Besuchern oder Newsletter-Abonnenten werden die Daten werden die Daten fünf Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme oder auf Anfrage gelöscht. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). FAQ | 01/02/2022 DATENSCHUTZ Seite 5 von 6 Die Löschung der Daten erfolgt im Rahmen der von den Prozessverantwortlichen festgelegten Löschroutinen.

Welche Rechte habe ich als betroffene Person gegenüber DEUTZ?

Sie haben das Recht, von DEUTZ Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie Berichtigung oder Löschung wie auch die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ebenso können Sie der Verarbeitung widersprechen. Außerdem haben sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie DEUTZ bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Habe ich ein Widerspruchsrecht?

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen jederzeit zu widersprechen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund einer Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO) oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung (Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling (Artikel 4 Nr. 4 DSGVO). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

An wen kann ich den Widerspruch richten?

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „ WIDERSPRUCH“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und direkt an den Verantwortlichen oder dessen Datenschutzorganisation gerichtet werden.

Kann ich meine Einwilligung widerrufen?

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer Einwilligung beruht, die Sie gegenüber DEUTZ abgegeben haben, so haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem Verantwortlichen zu widerrufen. Die Verarbeitung erfolgt dann nicht mehr. Zur Ausübung des Widerrufs können Sie sich direkt an den Verantwortlichen oder dessen Datenschutzorganisation wenden.

An wen kann ich Anmerkungen, Beschwerden oder Fragen bzgl. des Datenschutzes bei DEUTZ richten.

Wenn Sie von Ihren Beschwerderecht Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte direkt (per Post oder per E-Mail) an die Datenschutzorganisation (privacy-team@deutz.com). Sie haben auch die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Eine Liste der Datenschutzaufsichtsbehörden finden Sie hier: BfDI - Anschriften und Links (bund.de) bzw. in EN BfDI - Homepage (bund.de).

Wie ist die Verarbeitung gesichert?

DEUTZ gewährleistet die Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Datensicherheit durch interne Regelungen – wenn die Daten von einem externen Dienstleister verarbeitet werden, durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen, wie bspw. die EUStandardvertragsklauseln bei der Verarbeitung außerhalb der europäischen Union.

Bin ich dazu verpflichtet, meine Daten bereit zu stellen?

In einigen Fällen (insb. Artikel 6 Abs. 1 lit c und e DSGVO) kann es sein, dass DEUTZ zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gesetzlich oder in der Ausübung öffentlicher Gewalt verpflichtet ist. In diesen Fällen sind Sie ebenfalls verpflichtet, die Daten zur Verfügung zu stellen, oder den Beweis dafür beizubringen, dass die Daten dem Empfänger (öffentliche Hand / Behörde) bereits vorliegen. Geschieht dies nicht, kann es sein, dass Ihr Anliegen oder Auftrag von DEUTZ nicht beantwortet bzw. durchgeführt werden kann.

Wendet DEUTZ Scoring oder Profiling Verfahren an?

DEUTZ führt in der Regel keine automatisierten Verfahren durch, deren Ergebnis allein auf einer automatisierten Entscheidungsfindung beruht. Sollten derartige Profiling oder Scoring Verfahren zum Einsatz kommen, so werden Sie hierüber sowie die involvierte Logik, die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung gesondert informiert.

Kann es zu Änderungen dieser FAQ kommen?

Diese Datenschutz FAQ werden stetig angepasst und weiterentwickelt. Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Homepage im Bereich Datenschutzerklärung veröffentlicht. Wir empfehlen Ihnen daher, sich Zeit zu Zeit über den aktuellen Stand zu informieren.