Geschäftsordnung Prüfungsausschuss


§ 1
Grundlage der Tätigkeit des Prüfungsausschusses

Der Prüfungsausschuss führt die ihm nach § 7 Absatz 2 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats obliegenden Geschäfte nach Maßgabe der Satzung, der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und dieser Geschäftsordnung.

§ 2
Dauer der Amtszeit und Zusammensetzung; Ausschussvorsitzender

Die Zusammensetzung und die Dauer der Amtszeit des Prüfungsausschusses richten sich nach der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats.

Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses wird vom Aufsichtsrat bestimmt.

Ein unabhängiges Mitglied des Prüfungsausschusses, das auch dessen Vorsitzender sein kann, muss über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses soll über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen. Er sollte kein ehemaliges Vorstandsmitglied der DEUTZ AG sein.

Willenserklärungen des Prüfungsausschusses werden durch den Ausschussvorsitzenden abgegeben.

§ 3
Einberufung


Die Sitzungen des Prüfungsausschusses werden vom Vorsitzenden unter Einhaltung einer Frist von 14 Tagen schriftlich einberufen. In der Einladung sind die einzelnen Gegenstände der Tagesordnung anzugeben. In dringenden Fällen kann die Frist abgekürzt und die Einberufung fernmündlich oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation vorgenommen werden.

Es finden mindestens zwei (2) Sitzungen des Prüfungsausschusses pro Geschäftsjahr statt. Die Sitzungen des Prüfungsausschusses können auch in Form einer Telefon- oder Videokonferenz stattfinden.

§ 4
Beschlussfassung


Beschlüsse des Prüfungsausschusses werden in Sitzungen gefasst. Schriftliche, fernmündliche oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation durchgeführte Beschlussfassungen sind zulässig, wenn der Vorsitzende des Prüfungsausschusses dies für den Einzelfall bestimmt.

Über die Beschlüsse des Prüfungsausschusses wird eine Niederschrift angefertigt, die vom Vorsitzenden des Prüfungsausschusses zu unterzeichnen ist und von der jedem Mitglied des Prüfungsausschusses ein Exemplar zur Verfügung zu stellen ist. Dies gilt auch für schriftlich, fernmündlich oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation gefasste Beschlüsse.

Zur Anfertigung der Niederschrift bestimmt der Vorsitzende einen Protokollführer, der nicht ein Mitglied des Prüfungsausschusses sein muss.

§ 5
Beschlussfähigkeit

Der Prüfungsausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens drei seiner Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen.

§ 6
Vertretung


Abwesende Mitglieder des Prüfungsausschusses können an der Beschlussfassung teilnehmen, indem sie eine schriftliche Stimmabgabe durch ein anderes Mitglied des Prüfungsausschusses überreichen lassen oder ihre Stimme fernmündlich oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation abgeben

§ 7
Aufgaben des Prüfungsausschusses

(1) Im Rahmen seiner Tätigkeitsschwerpunkte nach § 7 Abs. 2 b) der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats hat der Prüfungsausschuss die folgenden Aufgaben:

a) Der Prüfungsausschuss bereitet die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats

b) zur Prüfung und ggf. zur Feststellung des Jahresabschlusses und der Billigung des     Konzernabschlusses,

zum Beschlussvorschlag des Vorstands zur Gewinnverwendung, sowie

c) zum Vorschlag des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie des Prüfers für den verkürzten Konzernzwischenabschluss und Konzernzwischenlagebericht für das Halbjahr, sofern diese geprüft oder einer prüferischen Durchsicht unterzogen werden,

vor.


Zu diesem Zweck beschäftigt sich der Prüfungsausschuss intensiv mit dem Jahresabschluss und dem Konzernabschluss, dem zusammengefassten Lagebericht für die Gesellschaft und den Konzern, wobei er sich insbesondere mit der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des abgelaufenen Geschäftsjahres und dem Prognosebericht (inkl. Ausblick) befasst, sowie dem Vorschlag zur Gewinnverwendung.

Der Prüfungsausschuss erörtert die Prüfungsberichte mit dem Abschlussprüfer so- wie dessen Feststellungen und gibt insoweit Empfehlungen an den Aufsichtsrat.

(2) Vor der Unterbreitung des Wahlvorschlags holt der Prüfungsausschuss anstelle des Aufsichtsrats eine Erklärung des vorgesehenen Abschlussprüfers ein, ob und gegebenenfalls welche geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen zwischen der Prüfungsgesellschaft, ihren Organen und Prüfungsleitern einerseits und dem Konzern und seinen Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers begründen können. Die Erklärung soll sich auch darauf erstrecken, in welchem Umfang im vorausgegangenen Geschäftsjahr andere Leistungen für den Konzern insbesondere auf dem Beratungssektor, erbracht wurden bzw. für das folgende Jahr vertraglich vereinbart sind.

(3) Der Prüfungsausschuss behandelt anstelle des Aufsichtsrats die nachfolgende aufgeführten Themen:

a) Fragen der Rechnungslegung, insbesondere die Behandlung von grundsätzlichen Themen, wie z.B. die Anwendung neuer Rechnungslegungsstandards sowie die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses,

b) Erörterung der Halbjahres- und gegebenenfalls der Quartalsfinanzberichte sowie einer etwaigen prüferischen Durchsicht des verkürzten Konzernzwischenabschlusses und Konzernzwischenlageberichts für das Halbjahr mit dem Vorstand vor der Veröffentlichung,

c) die Überwachung der Wirksamkeit des Risikomanagementsystems, des internen Kontrollsystems, des internen Revisionssystems sowie Fragen der Compliance,

d) die Überwachung der Abschlussprüfung, insbesondere die erforderliche Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, und der von den Abschlussprüfern zusätzlich erbrachten Leistungen,

e) die Beschlussfassung
  • über die Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, insbesondere auch die etwaige Erteilung des Prüfungsauftrags für eine prüferische Durchsicht oder Prüfung des verkürzten Konzernzwischenabschlusses und Konzernzwischenlageberichts für das Halbjahr,
  • über die Festlegung der Prüfungsschwerpunkte,
  • über die Vergütung des Abschlussprüfers,
  • über den Abschluss einer Informationsvereinbarung mit dem Abschluss-
prüfer (gemäß Ziffer 7.2.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex), dass dieser den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- und Befangenheitsgründe unverzüglich unterrichtet, soweit diese nicht unverzüglich beseitigt werde,
  • über den Abschluss einer Offenlegungsvereinbarung (gemäß Ziffer 7.2.3 des Deutschen Corporate Governance Kodex), dass der Abschlussprüfer den Aufsichtsrat informiert bzw. im Prüfungsbericht vermerkt, wenn er bei der Durchführung der Abschlussprüfung Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der von Vorstand und Aufsichtsrat abgegebenen Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG ergeben,

sowie sonstige, in direktem Zusammenhang mit den oben genannten Themen stehende Fragestellungen.

(4) Der Vorsitzende des Prüfungsausschuss und der Vorsitzende des Aufsichtsrats erteilen den Prüfungsauftrag und schließen die Informationsvereinbarung und die Offenlegungsvereinbarung ab.

(5) Im Übrigen obliegt dem Prüfungsausschuss die Durchführung derjenigen Aufgaben, die ihm von Fall zu Fall vom Aufsichtsrat übertragen werden.

(6) Der Aufsichtsrat wird regelmäßig in der nächsten Sitzung über die Arbeit des Prüfungsausschusses durch den Ausschussvorsitzenden unterrichtet.

§ 8
Sonstiges


Im Übrigen gelten für das Verfahren des Prüfungsausschusses die in §§ 10 und 11 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats enthaltenen Regelungen entsprechend, soweit nicht der Aufsichtsrat bei Bildung des Ausschusses etwas anderes bestimmt hat.

§ 9
Inkraftreten

Diese Geschäftsordnung ersetzt die Version vom 10. Dezember 2009 und tritt am 9. Dezember 2015 in Kraft.


Beschlossen vom Aufsichtsrat in der Sitzung am 9. Dezember 2015.