Geschäftsordnung Prüfungsausschuss


§ 1


Grundlage der Tätigkeit des Prüfungsausschusses

 

Der Prüfungsausschuss führt die ihm nach § 7 Absatz 2 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats obliegenden Geschäfte nach Maßgabe der Satzung, der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und dieser Geschäftsordnung.

 

 

§ 2


Dauer der Amtszeit und Zusammensetzung; Ausschussvorsitzender

 

Die Zusammensetzung und die Dauer der Amtszeit des Prüfungsausschusses richten sich nach der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats.

 

Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses wird vom Aufsichtsrat bestimmt.

 

Ein unabhängiges Mitglied des Prüfungsausschusses, das auch dessen Vorsitzender sein kann, muss über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses soll über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen. Er sollte kein ehemaliges Vorstandsmitglied der DEUTZ AG sein.

 

Willenserklärungen des Prüfungsausschusses werden durch den Ausschussvorsitzenden abgegeben.

 

 

§ 3


Einberufung

 

Die Sitzungen des Prüfungsausschusses werden vom Vorsitzenden unter Einhaltung einer Frist von 14 Tagen schriftlich einberufen. In der Einladung sind die einzelnen Gegenstände der Tagesordnung anzugeben. In dringenden Fällen kann die Frist abgekürzt und die Einberufung fernmündlich oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation vorgenommen werden.

 

Es finden mindestens zwei (2) Sitzungen des Prüfungsausschusses pro Geschäftsjahr statt. Die Sitzungen des Prüfungsausschusses können auch in Form einer Telefon- oder Videokonferenz stattfinden.

 

 

§ 4


Beschlussfassung

 

Beschlüsse des Prüfungsausschusses werden in Sitzungen gefasst. Schriftliche, fernmündliche oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation durchgeführte Beschlussfassungen sind zulässig, wenn der Vorsitzende des Prüfungsausschusses dies für den Einzelfall bestimmt.

 

Über die Beschlüsse des Prüfungsausschusses wird eine Niederschrift angefertigt, die vom Vorsitzenden des Prüfungsausschusses zu unterzeichnen ist und von der jedem Mitglied des Prüfungsausschusses ein Exemplar zur Verfügung zu stellen ist. Dies gilt auch für schriftlich, fernmündlich oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation gefasste Beschlüsse.

 

Zur Anfertigung der Niederschrift bestimmt der Vorsitzende einen Protokollführer, der nicht ein Mitglied des Prüfungsausschusses sein muss.

 

 

§ 5


Beschlussfähigkeit

 

Der Prüfungsausschusses ist beschlussfähig, wenn mindestens drei seiner Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen.

 

 

§ 6


Vertretung

 

Abwesende Mitglieder des Prüfungsausschusses können an der Beschlussfassung teilnehmen, indem sie eine schriftliche Stimmabgabe durch ein anderes Mitglied des Prüfungsausschusses überreichen lassen oder ihre Stimme fernmündlich oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation abgeben.

 

 

§ 7


Aufgaben des Prüfungsausschusses

 

Zu den Aufgaben des Prüfungsausschusses nach § 7 Absatz 2 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats gehört die :

 

(1) Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der externen Rechnungslegung und Berichterstattung sowie die Vorbereitung einer entsprechenden Beschlussvorlage für den Aufsichtsrat;

 

(2) Analyse und Überwachung des unternehmensinternen Controlling- und Finanzüberwachungssystems und des Risikomanagementsystems;
 

(3)  Analyse der Effizienz und Überwachung des internen Revisionssystems. Der Leiter der internen Revision kann hierzu in Abstimmung mit dem Vorstandsvorsitzenden gehört werden;

 

(4) Überprüfung der Einhaltung der relevanten Regeln des Deutschen Corporate Governance Kodex;

 

(5) Überwachung der Arbeit des Abschlussprüfers, insbesondere dessen Unabhängigkeit. Im Rahmen dieser Überwachungstätigkeit

 

  • befasst er sich insbesondere durch Rückfragen bei den Abschlussprüfern für AG und Konzern mit den Fragen der Rechnungslegung und des Risikomanagements;

 

  • schlägt er dem Aufsichtsrat die Abschlussprüfer zur Wahl durch die Hauptversammlung vor;

 

  • bereitet er den Prüfungsauftrag an die Abschlussprüfer einschließlich der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung vor;

 

  • lässt er sich von den Abschlussprüfern über Prüfungsprogramm und Prüfungsablauf, die Zusammenarbeit der Abschlussprüfer mit der Internen Revision und anderen in das Risikomanagement einbezogenen Stellen sowie besondere Feststellungen aus der Prüfung berichten;

 

  • verlangt und kontrolliert er Informationen über vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachte Leistungen;

 

  • bereitet er die Prüfung des Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Prüfungsberichts des Einzel- und Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat vor und spricht hierzu eine Empfehlung aus;

 

  • veranlasst er gegebenenfalls selbst an Stelle oder im Auftrag des Aufsichtsrats Prüfungen nach § 111 Abs. 2 AktG;

 

(6) Behandlung von Fragen der Compliance.

 

Im übrigen obliegt dem Prüfungsausschuss die Durchführung derjenigen Aufgaben, die ihm von Fall zu Fall vom Aufsichtsrat übertragen werden.

 

Der Aufsichtsrat wird regelmäßig in der nächsten Sitzung über die Arbeit des Prüfungsausschusses durch den Ausschussvorsitzenden unterrichtet.

 

 

§ 8


Sonstiges

 

Im übrigen gelten für das Verfahren des Prüfungsausschusses die in §§ 10 und 11 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats enthaltenen Regelungen entsprechend, soweit nicht der Aufsichtsrat bei Bildung des Ausschusses etwas anderes bestimmt hat.

 

 

§ 8


In-Kraft-Treten

 

Diese Geschäftsordnung tritt am 10. Dezember 2009 in Kraft.

 

 

Beschlossen vom Aufsichtsrat in der Sitzung vom 10. Dezember 2009.